Datenschutz

Hosting und Content Delivery Networks (CDN)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich für die Dauer der Anbahnung, Durchführung und Beendigung unserer Geschäftsbeziehung. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Externes Hosting

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Hoster). Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln. Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser Hoster wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen. Wir setzen folgenden Hoster ein: Netlify, Inc., located at 2325 3rd Street, Suite 296, San Francisco, California 94107

Abschluss eines Vertrages über Auftragsverarbeitung

Um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten, haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung mit unserem Hoster geschlossen.

Informationen für unsere Geschäftspartner

Folgende weitere Hinweise geben Ihnen einen einfachen Überblick darüber, welche personen­bezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie als Geschäftspartner oder Interessent mit uns in Kontakt treten.

Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten, die im Rahmen einer Kontaktaufnahme mit uns von Ihnen zur Verfügung gestellt werden

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung, d.h. während der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung der jeweils mit Ihnen vereinbarten Dienstleistung, von Ihnen erhalten, z.B. wenn Sie uns mittels Kontaktformular kontaktieren oder wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen bei uns bestellen. Hierzu zählen Adressdaten (Name, geschäftliche Adress- und Kontaktdaten) sowie Vertrags-, Bestell- und Rechnungsinformationen zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen. Zudem verarbeiten wir, soweit für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich, personen­bezogene Daten, die wir von anderen Unternehmen (z.B. Auskunfteien) zulässigerweise (z.B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben sowie personenbezogene Daten, die wir auf Grundlage der uns zur Verfügung gestellten Daten eigenständig generieren.

Personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen erhalten

Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erbringung und Vermittlung unserer Dienstleistung, insbesondere zur Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge sowie aller mit dem Betrieb und der Verwaltung eines Unternehmens erforderlichen Tätigkeiten. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt oder Auftrag. Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

Aufgrund Ihrer Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe von Daten, Auswertung von Nutzerdaten für Marketingzwecke) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Im Rahmen der Interessenabwägung

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten wie beispielsweise in den folgenden Fällen:

• Interne Verwaltungszwecke innerhalb der Unternehmensgruppe, wie z.B. die zentrale Speicherung und Pflege von Kontaktdaten;
• Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten;
• Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. CRIF Bürgel GmbH etc.) zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken;
• Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und direkter Kundenansprache;
• Durchführung von Bedarfsanalysen zum Zwecke der Vertriebssteuerung; Werbung oder Markt- und Meinungsforschung per E-Mail, Telefon oder Briefpost, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben;
• Maßnahmen zur Gebäudesicherheit und Sicherstellung des Hausrechts (z.B. Zutrittskontrollen);
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs;
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder im öffentlichen Interesse

Zudem haben wir, wie jedes Unternehmen auch, diverse gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, bspw. sind dies Anforderungen aus dem Handels- und Steuerrecht (einschließlich der Einhaltung entsprechender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten).

Nutzung von personenbezogenen Daten

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für den Zweck, für den Sie uns diese Daten zur Verfügung gestellt haben. Eine darüberhinausgehende Nutzung erfolgt nur, soweit dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie hierzu ausdrücklich eingewilligt haben.

Speicherdauer

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich für die Dauer der Anbahnung, Durchführung und Beendigung unserer Geschäftsbeziehung. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Mögliche Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der in dieser Datenschutzhinweise aufgeführten Verarbeitungszwecke benötigen.

Auftragsverarbeiter

Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter, die von uns sorgsam ausgewählt und zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Regelungen gemäß den Anforderungen aus Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet werden, können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind beispielsweise Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, , Beratung und Consulting sowie Vertrieb und Marketing. Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO können auch diverse Einheiten aus unserem eigenen Unternehmensverbund sein, die im Rahmen von „Shared Services“ in folgenden Bereichen Dienstleistungen für uns erbringen (können): z.B. IT-Infrastruktur und Service (wie z.B. Betreuung und Weiterentwicklung der internen IT-Infrastruktur, Systemadministration und Betrieb von Anwendungen aus Serversystemen und Security, Berechtigungsmanagement), Data Warehouse (Bereitstellung des zentralen Datenbanksystems, Pflege und Weiterentwicklung dessen), Entwicklung (wie z.B. Entwicklung der Software- und Systemarchitektur, Qualitätssicherung, technischer Support), Marketing (wie z.B. Kampagnen- und Leadmanagement, Betreuung Social Media & Business-Netzwerke, Pflege und Weiterentwicklung der Website, Vertriebsunterstützung),  , Accounting & Controlling (wie z.B. Rechnungswesen, Planungs-, Koordinations- und Kontrollaufgaben, zentrales Risikomanagement).

Externe Empfänger (Dritte)

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn Sie nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO in die Weitergabe Ihrer Daten für bestimmte Zwecke eingewilligt haben, die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für Vertragszwecke erforderlich ist, wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO dazu verpflichtet sind (bspw. bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung wie etwa ein staatsanwaltliches Ermittlungsverfahren), wir ein berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO am wirtschaftlichen und effektiven Betrieb unseres Geschäftsbetriebes haben (wie bspw. die Übermittlung von Daten an Auskunfteien oder die Nutzung der Daten innerhalb der Unternehmensgruppe), sofern die Interessenabwägung dies zulässt.

Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Daneben kann es vorkommen, dass wir Ihre Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten von Auftragsverarbeitern verarbeiten lassen. Jedoch lassen wir eine Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland nur zu, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, d.h. dass die Verarbeitung Ihrer Daten nur auf Grundlage besonderer Garantien erfolgen darf, wie bspw. die von der EU-Kommission offiziell anerkannte Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus (Angemessenheitsbeschluss) oder die Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen, der sogenannten Standardvertragsklauseln.

Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Bildung von Profilen (Scoring)

Wir nutzen grundsätzlich keine Profilbildung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir dieses Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Informationen für Verbraucher im Beitreibungsmanagement (Inkasso)

Datenschutzhinweise für Verbraucher, die sich bei UNIVERSUM Inkasso GmbH im Beitreibungsmanagement befinden, erhalten Sie grundsätzlich individualisiert in unserem ersten Anschreiben.

Datenschutzanfragen

Sofern Sie von uns Informationen, über die bei einer oder mehreren Gesellschaften der UNIVERSUM Group verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten möchten oder aber mit uns in Bezug auf Ihre Daten in Kontakt treten möchten, bieten wir Ihnen u.a. an, Ihr Betroffenenrecht über ein Formular an uns zu stellen.Aus Sicherheitsgründen versenden wir datenschutzrechtliche Auskünfte grundsätzlich nur auf dem postalischen Weg. Verarbeiten wir keine Daten von Ihnen, teilen wir dies üblicherweise auf dem Wege mit, auf dem Sie uns zu Ihrer Anfrage kontaktiert haben.

Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten

Nutzung von personenbezogenen Daten

Wenn Sie ein Auskunftsersuchen an uns richten, sind mindestens folgende personenbezogenen Daten von Ihnen anzugeben, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können: Ihr Vor- und Zuname, die postalische Adresse, ggfs. Voranschriften, E-Mail, sowohl ein Aktenzeichen, wenn Sie ein solches zur Hand haben. Diese Daten werden auch für die Verarbeitung des Auskunftsersuchens genutzt. Sofern wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten, können folgende Datenkategorien davon betroffen sein, die auch in die Ihnen erteilte Auskunft übertragen werden: Personenstammdaten, Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Forderungsdaten, Beitreibungsstatus und -merkmale, Gläubiger, am Beitreibungsprozess beteiligte Empfänger, Speicherdauer, in der Forderungssache eingesetzte Bevollmächtigte, vorhandene Bonitätsmerkmale, Erledigungsmerkmale.  

Verarbeitungszwecke

Um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten. Diese umfassen in der Regel neben Ihren Namen, Kontaktdaten auch Informationen über Ihre Beziehung zu der angefragten Gesellschaft und den Inhalt Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns notwendig, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, der wir unterliegen. Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO sind wir verpflichtet, auf Ihre Anfrage zu reagieren und Ihre personenbezogenen Daten entsprechend zu verarbeiten.

Speicherdauer

Ihre Daten werden für die Dauer eines Jahres bei uns zu Aufbewahrungs- und Dokumentationszwecken gespeichert. Nach Ablauf dieser Zeit wird sowohl Ihre Anfrage als auch unsere Antwort auf Ihr Ersuchen gelöscht.

Mögliche Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Prüfung, Identifizierung und Erstellung einer datenschutzrechtlichen Auskunft kann es vorkommen, dass wir Ihre Daten ganz oder teilweise an andere Gesellschaften unserer Unternehmensgruppe weitergeben. Darüber hinaus können folgende Kategorien von Empfängern Ihre personenbezogenen Daten erhalten: Behörden; Gerichte; Parteien eines Rechtsstreits oder deren Beauftragte, denen wir aufgrund geltenden Rechts, geltender Vorschriften, rechtlicher Verfahren oder durchsetzbarer behördlicher Anordnungen Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen müssen (beispielsweise Steuer- und Zollbehörden, Regulierungsbehörden und deren beauftragte Stellen, Finanzmarktaufsichtsbehörden und öffentliche Register). Des Weiteren können Wirtschaftsprüfer oder externe Berater (etwa Anwälte, Steuerberater, Versicherer oder Banken) sowie ein anderes Unternehmen im Falle eines Eigentümerwechsels, einer Fusion, einer Akquisition oder einer Veräußerung von Vermögenswerten Ihre personenbezogenen Daten erhalten.Für Auskunftsersuchen gemäß Art. 15 DSGVO können Sie dieses Antragsformular nutzen oder Ihr Anliegen unter oben angegebene Adresse formlos richten. Beachten Sie jedoch, dass wir Auskunftsersuchen nur bearbeiten können, wenn Sie uns mindestens Ihren Vor- und Zunamen, Ihre Adresse und – zur eindeutigen Identifikation Ihrer Person – Ihr Geburtsdatum angeben.